进出口有限公司软件设计方案

六、系统模块功能

　　基础数据处理

　　基础数据处理系统为业务员管理厂商、客户、商品等情况提供准确、快捷的查询方式。

　　包括单位地址(带公司微标)、商品管理、客户管理、工厂管理、航运运费、会计科目、币种及汇率维护等。

　　内容一次性录入，可在不同的功能模块中调用，既方便管理、查询，又可减轻以后重复录入这些内容的负担。

　　商品编码表可按照价格单方式，依据不同客户或商品种类来管理商品，并可维护管理图片数据及自动展示样品图片，支持JPG、BMP、GIF等格式。

　　客户资料

　　用来管理与公司有业务往来的客户的档案，具体包括客户编号、企业法人、公司名称等信息，模块整个具有新增、删除、修改的功能。同时还可查看与客户的所有历史往来记录。

　　与公司有出口业务往来的客户，必须纳入公司客户信息库统一管理。

　　客户信息库包括客户基础信息和动态信息两部分。基础信息包括客房全称、简称、地址、传真、E-mail、主管及联系人、客户性质等。

　　动态信息指客户与公司业务往来的记录，包括每笔合同的成本情况、履约情况、收汇及逾期收汇情况。

　　客户动态信息根据公司单证制单系统、托运系统、财务管理系统、收汇核销系统、进出口统计系统等电脑信息系统中有关单证、托收汇、核销、进出口统计等基础信息由电脑汇总反映。

　　使用和管理客房信息库必须获得权限。业务员在上报客户的基础信息时，自动获得对该客户的操作权限;业务员如果要求对客户信息库中已有客户获得权限，必须进行申请。

　　客户信息库的查询根据经营管理人员的权限分级确定，领导及公司相关职能管理部门有权查询全公司的客户信息资料;子公司及科室领导有权查询本子公司及本科室的客户信息资料;业务员只能查询本人经办的客户信息资料。

　　公司电脑录入系统和"合同输入"屏设置权限验证，未获得某一客户权限的业务员无法进行合同录入。

　　根据客户资信情况，设定客户等级。一级客户可以采用后T/T、D/A、D/P、L/C远期、L/C即期、前T/T等任一收汇方式，二级客户采用除T/T、D/A以外的任一收汇方式，三级客户可以采用L/C远期或即期、前T/T方式等(视各公司具体情况而定)。

　　客户等级由有权限的经办业务员提出申请，经科长、部门(子公司)领导审定，在电脑系统中统一设定。单证制单系统"合同输入"屏的收汇方式，客户等级可根据实际情况随时调整。

　　无论哪级客户，都应根据其业务经营状况及资信的变化审慎选择收汇方式，客户等级可根据实际情况随时调整。

　　单证制单系统中输入客户名称(客户代码)后，电脑自动对该客户的应收款情况进行检查，凡有逾期应收款未收回的，电脑作自动警示。制单人员应及时将警示内容通知业务人员。

　　按照客户年贸易额大小，将客户队伍分成四档。年贸易额300万美元以上的客户为一档客户，200万美元以上的为二档客户，100万美元以上的为三档客户，100万美元以下的为四档客户。(具体分档贸易额可以由各公司视具体情况而定)。

　　客户报价

　　用来管理公司对客户的报价资料，具体信息包括报价编号、报价日期、客户名称、我方公司、以及所报产品的具体产品信息。模块整个具有新增、删除、修改的功能。报价信息可通过自动生成功能生成外销合同。同时在该模块还可查看与当前报价信息有关的外销合同、采购合同信息。

　　对外报价可自动核算各种价格，并展示每个厂商的历史报价及最新报价和以前与客户的成交价格。根据不同贸易方式，方便您及时进行报价、查询、比价及分析。

　　发盘--根据不同贸易方式，按换汇成本或利润的要求自动生成产品的外销价格。当有的外销产品是由不同生产工厂的几部分产品组成时或一些含有附料和加工费的特殊产品，会自动核算价格，并可选择报价时是否含有运费(重货或泡货)、保费、厂家税率、退税率等内容。

　　还盘--根据客户的还盘价，自动换算换汇成本或利润，还可以控制一定的换汇成本或利润率倒算出对应的厂价。

　　在发盘和还盘时可以分商品采用不同折扣、拥金、换汇成本等。在商品报价的同时参考此商品的不同工厂报价，及历次的成交价格。在算价的同时即可完成传真的报价单的录入工作，直接生成对客户的传真报价单。带样品图片报价和打印，不必另附样品照片，既方便报价单的管理又可使客房直接获得对商品的感性认识，提高商品的成交率。

　　外销合同

　　用来管理外销合同的所有信息，包括合同编号、合同日期、交货日期、客户名称、我方公司以及该票合同所签产品的产品信息。模块整个具有新增、修改、删除、查找、输出到WORD、EXCEL等功能。外销合同通过自动生成功能可生成相应的采购合同。同时在该模块还可查看与此外销合同有关的历史报价信息、货物采购信息。

　　完成四种格式空白合同及四种套打合同的打印，完全不必考虑合同项目的对应位置。

　　合同内容从报价单中直接复制，商品明细数据从商品编码中复制，简化重复工作。

　　对外销合同中的不同产品按不同供货厂商打印催货通知，完成外销合同的管理，合同制作过程中即可查询每种商品的成本数据及计算整票合同的预估盈利及利润。

　　合同执行状态随时跟踪，包括每种商品是否已采购，是否已发货，本票合同完成及未完成的状态。

　　每一票合同可对应不同的产品，当然每一个产品可对应不同的供应商。

　　结算单据

　　用来管理一票结算凭证的所有信息，包括发票号码、合同信息、客户名称、我方公司、结算合同所包括的产品信息。整个模块具有新增、修改、删除、查找、过滤等功能。同时在该模块还可查看与当前结算单据有关的客户报价、外销合同、采购合同等信息。 客户传真对与客户的往来传真件进行管理、内容包括传真编号、日期、发件人名、收件人名、客户名称、传真号码、传真内容等等。整个模块具有新增、修改、删除等功能。

　　工厂资料

　　用来管理与公司有业务往来的厂商的档案，具体包括厂商编号、企业法人、公司名称等信息，模块整个具有新增、删除、修改的功能。同时还可查看与厂商的所有历史往来记录。 产品资料用来管理本企业经营产品的具体资料，具体信息包括产品编号、税目编号、中文品名、生产厂家、产品图片等。模块整个具有新增、删除、修改的功能。同时还可查看与该产品有关的报价、采购、入库等所有历史信息。

　　为了产品展示的方便，系统特提供一个实用的工具--样本管理，通过这个工具，能快速组织图文并茂的产品样本，自由定义样本打印格式，样本中每一产品的数据可从系统中随意抽取。

　　采购合同

　　用来管理采购合同的所有信息，包括合同编号、合同日期、外销合同、交货日期、厂商名称、以及该票合同所签产品的产品信息。模块整个具有新增、修改、删除、查找、输出到WORD、EXCEL等功能。 采购合同通过自动生成功能可生成相应的入库单据。同时在该模块还可查看与此采购合同有关的以往信息、外销合同信息。

　　合同内容可从外销合同中直接复制，一次录入即可为您完成四种格式空白合同打印。

　　可将外销合同中一个产品分成实际中的多个配套产品，对每个配套产品分别到不同厂商采购。

　　可按工厂自动生成不同的采购合同和产品跟踪单

　　入库单据

　　对所有入库产品进行管理，包括入库单号、入库日期、采购合同、生产厂家、入库产品的具体信息。整个模块具有新增、修改、删除、查询、过滤功能。同时在该模块还可查看与当前入库单有关的采购合同、预付货款、经营产品等信息。

　　自动预警功能

　　根据不同级别用户的权限，在进入系统时，会针对合同是否到期，库存界限位，货物装期效期，需要审批等内容自动显示的屏幕上，起到警示作用。

　　单证制单系统中输入客户后，程序自动对其应收款情况检查，凡有逾期未收汇的，软件自动警示。

　　自动完成合同商品的成本预估，对利润达不到指定目标的做出警示。

　　对生效合同的进度，程序能自动关注，对即将到期的合同做出预警，保证业务员不会遗误备货而造成损失。

　　厂商传真

　　对与厂商的往来传真件进行管理、内容包括传真编号、日期、发件人名、收件人名、厂商名称、传真号码、传真内容等等。整个模块具有新增、修改、删除等功能。

　　统计报表

　　统计报表中包括了按外销合同、出口发票、采购合同、商标来统计，便于您查询方便。

　　外销合同统计，按部门、业务员、客户、产品分不同的时间段来统计合同金额、合同利润，以及完成或未完成合同金额、利润。

　　出口发票统计，按部门、业务员、客户、产品分不同时间段来统计发票金额、货款金额、运保费、退税金额及出口利润。

　　采购合同统计，可以根据用户的需要，自由组合条件查询各种业务进展情况，可以分产品，分客户进行统计与预测。

　　可以对客户的商标进行统计列表。

　　预付货款

　　对付于厂商的预付货款进行管理，具体信息包括付款单号、采购合同、付款金额等信息。整个模块具有新增、修改、删除等功能。

　　预收货款

　　对外商所交付的的预收货款进行管理，具体信息包括付款单号、外销合同、付款金额、经手人名等信息。整个模块具有新增、修改、删除等功能。

　　合同权限管理

　　外销合同完成由领导签字，一般业务员不能再更改合同内容，保证数据安全可靠。合同审批签字：外销合同签字前，由专人或专部门对客户资信状况进行调查或审定。并查明客户是否欠款。合同中支付方式条款必须根据客户管理。合同审批签字人可根据级别进行审定。例：业务员只能签10万元以下，部门经理50万以下，副总经理100万元以下，等等。

　　采购合同完成由领导签字，一般业务员不能再更改合同内容，保证数据安全可靠。随时跟踪采购合同商品的出库、入库情况，查询某种商品的库存，并可以做到限量报警。所有商品的执行情况一目了然。

　　采购付款

　　对付于厂商的采购款进行管理，具体信息包括付款单号、采购合同、付款金额等信息。整个模块具有新增、修改、删除等功能。

　　外销收款

　　对外商的外销货款进行管理，具体信息包括付款单号、外销合同、付款金额等信息。整个模块具有新增、修改、删除等功能。

　　管理费用

　　对企业的整体管理的费用进行管理，具体信息包括付款单号、分摊月数、费用名称等信息。整个模块具有新增、修改、删除等功能。

　　七、系统预算

　　序号项目报价(万元) 备注

　　1 外商管理

　　2 货源管理

　　3 货款管理

　　4 基础数据

　　5 系统维护

　　6 系统实施维护费

　　8 网络软件、数据库安装

　　9 软件使用培训

　　10 合计

　　八、 服务

　　1、友邦公司拟派专人在用户那里以对用户进行全面系统的培训。

　　2、用户也可随时派专人到友邦公司学习培训。

　　3、提供终生系统维护。

　　4、系统提供备份与恢复功能，以方便系统出现意外后的维护。

　　5、系统提供日志记录查询功能，以加强安全意外后的维护。

　　6、系统提供用户口令、分级权限，以适应系统多人维护的需要。

　　7、免费提供跟本系统有关联的其他系统、网络、设备等集成服务。

　　8、免费提供跟本系统实施有关联的企业管理方面的咨询服务。

　　9、系统可根据用户要求提供有偿两次开发。