文档电子化管理系统

一、概述

随着经济的飞速发展、计算机技术的突飞猛进以及市场竞争的加剧，企业为了在激烈的竞争中处于不败的地位，都在加快企业的信息化步伐。

在企业信息化的过程中，很多企业发现企业中存在着大量的历史纸质档案，并且企业的日常运作过程中还在不断的产生这种档案。这些资料对于企业来说是很重要的企业知识，企业分析利用这些档案的愿望是很迫切的。但传统的纸质档案管理模式，由于占用的存放空间大，保管的成本高、保存年限短，易磨损，查找利用困难，不能满足企业在激烈的市场竞争中高效运作和降低运营成本的需求。因此，作为企业信息化一个很重要的构件，一套纸质档案的电子化管理系统存在将很大程度上加大企业信息化的程度，给企业带来价值。

当前计算机技术、网络技术、人工智能技术以及存储技术的发展日臻成熟，为档案的电子化管理提供了坚实的技术保证。这些先进技术的应用必将给纸质档案管理带来革命性的变革。

东华文档电子化管理系统就是在这样的背景下产生的。该系统采用先进的图像处理、分布式计算、分布式海量存储、数据库以及人工智能OCR识别等技术，广泛考虑了各个行业档案管理和利用的现实要求，运用最新的软件设计理念和软件工程规范开发的文档电子化管理平台。

二、系统要解决的问题

集中、高效、安全和长久保存历史档案

实现信息的高度共享

档案信息的集中高效管理

提高组织的服务水平

增强企业的运作效率

三、系统软件体系结构



四、主要功能

纸质档案的库房管理

纸质档案的快速高质量数字化

档案信息的自动化提取

电子化影像的安全存储

影像的高效集中管理

快速的本地/远程查询

和业务系统的紧密集成

五、系统特点

自动识别技术加速档案电子化的速度和精度

OCR文字识别技术、条码识别技术这两大领域技术可以在很大程度上节省人员的手工操作，提高信息录入的速度。同时，由于先进技术的采用，可以在识别的过程中录入更多的信息，提高了信息化的精度。

高度抽象的业务模型造就系统通用性

东华文档电子化管理系统采用多层的分布式计算环境，高度抽象和考虑了其各个目标行业的需求情况，因此具有很好的通用性。该系统在某一个特定行业领域只需要简单的定制，即可满足用户的需求。可能的行业包括：银行、电信、工商、税务、档案局、图书馆等领域。

内建的稳定性设计理念

东华文档电子化管理系统的整体结构的设计上，采用了很多加强系统可靠性的技术，系统天生就融进了稳定性的理念。这对于系统所管理的企业和组织信息--企业知识至关重要。下面就分别介绍一下，系统在设计中系统稳定性和可靠性的考虑：

归档服务--该服务在设计时，被设计成可冗余的服务，如果要提高系统的稳定性和可靠性，系统中可配备多台归档服务，由于系统的良好调度，在所有归档服务器都正常运转的时候，可平均分担扫描控制台提交的影像文档，当有某台归档服务器由于故障不能运转时，系统会在剩余的归档服务器中均匀分担故障服务器的任务。保证了系统的稳定性。

应用逻辑服务器--同样可以采用前面所说的冗余技术，来保证系统的稳定性和可靠性。

文档仓储服务器--数据在光盘刻录的过程中，可以采用刻备份盘的策略来保证数据的可靠性，从而提高系统的稳定性。

灵活多变的系统配置方式提供高度可伸缩性

由于东华文档电子化管理系统所处理数据的数据量具有线性增长的特性。所以在系统结构上是具有高度灵活的可伸缩性。这方面主要表现在：

文档仓储服务层次，由于采用了分布式网络存储技术具有高度的可伸缩能力，随着系统数据的增长，可以非常方便的添加文档服务器来适应这种数据的增长

应用逻辑服务器，在有大规模的用户访问的时候，可以通过添加新的应用逻辑服务器，来平衡系统的负载。以保证系统的响应能力

归档服务器，同样采用了分布式计算和负载均衡技术，在扫描的数据量增长的情况下，来通过多个归档分布和合作的方式来保证系统的数据处理能力。

科学的流程和结构设计保证了系统高效性

东华文档电子化管理系统在档案电子化的流程设计上以及系统体系的设计上充分保证了系统运行的高效性。这种高效性包括人员的高效性和设备的高效性两个方面：

(1)人员的高效性--由于系统的业务流程的设计上采用了高度分工协作的流水线模式，系统中的各个角色各司其职。从而使得系统处于最高效运行的状态，另外这种精确分工的流程设计原则，也降低了人员的培训成本和培训时间。

(2)设备的高效性--由于系统采用分布式计算环境，在这个环境中彼此协作，可用通过有效的设备配置比例，来使得系统中的所有设备都处于高效运行状态，从而最大限度地保护了系统的投资。避免了计算资源的浪费。

丰富的管理工具提升系统可管理性

系统先进和丰富的日志体系、强大的用户管理系统,带来了一个精确的角色分工和管理体系。可以在随时管理和监控系统的运行情况和人员的操作情况。可以及时发现问题及时纠正，从而提高系统的运行质量和效率。

友好图形界面，轻松维护系统。

系统高度可靠的分布式部署模型，保证了系统的可维护性，同时配备丰富的管理工具，均采用图形化操作界面，增强了系统的可维护性。

六、适用的行业

该系统可应用的领域是非常广阔的，任何需要将纸质或其他非电子化档案进行电子化处理和管理的领域都可以应用本套系统。特别对于银行、电信、政府部门、档案局、工商、税务、图书馆、石化等行业均可进行良好的应用并产生效益。目前，银行、图书馆和档案局行业的客户成熟度较高，一些大的商业银行如工商银行、建设银行、中国银行其许多分行都已经采用了该项技术来管理其每天产生的大量的票据凭证。一些档案局和图书馆也正在进行档案及图书文献的电子化工作。工商、税务等部门正在进行这方面的试点工作。